L'OGEC

Les Organismes de Gestion des Etablissements d'Enseignement Catholiques sont des associations régies par la loi de 1901, voulues par l'Enseignement Catholique pour être au service des Etablissements en leur donnant une existence juridique c'est à dire la personnalité morale.

2) PRINCIPES FONDAMENTAUX DU MODELE DES STATUTS

Les Etablissements ont dû adopter, à ce jour, les nouveaux statuts adressés, en Septembre 1995 à l'OGEC.

A - La composition de l'OGEC

Les OGEC sont composés de membres bénévoles (amis de l'Etablissement scolaire, anciens élèves, parents d'élèves), soucieux d'accomplir un service en Eglise en mettant leurs compétences et leur disponibilité à la disposition de l'Enseignement Catholique, ayant adhéré à l'objet de l'Association, acquitté leur cotisation et n'ayant eux-mêmes ou par personne interposée aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l'association.

Ne peuvent être membres de l'association les personnes rémunérées à quel que titre que ce soit et travaillant dans la ou les stuctures gérées par l'association, ainsi que leurs conjoints, ascendants ou descendants directs.

B - Les membres de droit

Dans le Conseil d'Administration de l'OGEC, à côté des membres élus se trouvent des membres de droit qui incarnent le rattachement de l'établissement aux structures de l'Enseignement Catholique:

Le représentant de la tutelle diocésaine ou congréganiste.
Le Président ou son représentant de l'UDOGEC de l'oise
Le Président ou son représentant désigné par l'APEL de l'école affiliée à l'UNAPEL.

Les membres de droits assurent la pérénnité de l'Association.

3) LES STRUCTURES D'UNE ASSOCIATION DE GESTION ET LE ROLE DE SES MEMBRES

Comme toute association régie selon la loi du 1er Juillet 1901, les organismes de gestion sont dotés d'organes de délibération et d'administration.

A - L'organe de délibération : l'Assemblée Générale statutaire ordinaire :

L'Assemblée Générale statutaire ordinaire doit être réunie une fois par an, dans les six mois suivant la clôture de l'exercice ; y sont convoqués tous les membres de l'association. Elle comporte obligatoirement la discussion et le vote du rapport d'activité et du rapport financier. Elle procède aux élections ou réélections des membres du Conseil d'Administration (le tiers sortant).

Elle examine et vote le budget, détermine les orientations. Dans les nouveaux statuts-type d'OGEC, il est prévu que les décisions d'acquisitions et de ventes d'immeubles sont de la compétence de l'Assemblée Générale Ordinaire, ainsi que les décisions de locations d'immeubles. C'est l'Assemblée Générale Ordinaire qui donne mandat ou non au Conseil d'Administration pour contracter des emprunts ou des ouvertures de crédit. Elle donne quitus aux administrateurs pour leur gestion.

Des assemblées générales ordinaires peuvent être réunies en dehors de la réunion annuelle, pour statuer sur des décisions de sa compétence, tel que la décision de signer un nouveau bail avec le propriétaire. Des Assemblées Générales extraordinaires sont convoquées obligatoirement en cas de modification des statuts et de dissolution de l'Association. Attention les conditions de quorum doivent être précisées dans les statuts.

B - Les organes d'administration :

Le Conseil d'Administration :

Le Conseil d'Administration est principalement chargé de gérer l'association, à cet effet, les statuts doivent lui attribuer des pouvoirs étendus, à l'exclusion des décisions (limitatives) réservées à l'Assemblée Générale.

Il doit donc être réuni régulièrement (3 ou 4 fois par an) car ses fonctions économiques et financières représentent son objet principal. Il y a en effet à suivre attentivement :

Le fonctionnement de l'association (élection du bureau, préparation des Assemblées Générales, désignation des membres aux différentes délégations et commissions, délégations des pouvoirs donnés au Chef d'Etablissement...)
Les affaires sociales (applications des conventions collectives, des éventuels accords régionaux et départementaux, politique salariale, litiges salariaux...)
Les affaires financières (comptes, trésorerie, emprunts...)
Les affaires immobilières (entretien, sécurité, agrandissements, étude des devis, contrôle des travaux, en liaison avec l'AEP Propriétaire)
Les relations avec l'extérieur (communication et application de documents émanant de l'UDOGEC, information sur la vie de l'Enseignement Catholique Diocésain, préparation des démarches à réaliser auprès des collectivités territoriales pour obtenir une meilleure participation financière au fonctionnement de l'Etablissement ou des subventions d'investissement ou des mesures sociales...)
Le bureau :

Le bureau est élu par le Conseil d'Administration avec au minimum :

Un président :

Il est le moteur de l'association. Son rôle est capital dans les organismes de gestion. En effet, le président exécute les directives de l'Assemblée Générale et du Conseil, il anime l'association dont il assume la responsabilité administrative, fiscale, juridique, sociale, dans le respect des statuts, des conventions collectives, et de la réglementation en vigueur. Il doit être habilité à représenter l'association à l'égard des tiers.

Il répartit et coordonne les tâches entre les membres du conseil. En liaison avec le trésorier, il contrôle l'exécution du budget en cours et veille à l'élaboration du budget prévisionnel.

Il intervient enfin très particulièrement lors de la signature du contrat de travail du directeur ou du Chef d'Etablissement en liaison avec la tutelle.

Un Vice-président (pas nécessaire, si l'effectif de l'OGEC est réduit) :

Il se tient proche du président, il doit pouvoir le remplacer en cas d'empêchement.

Un secrétaire :

C'est à lui qu'incombe soit d'exécuter soit de veiller à l'exécution des tâches suivantes :

     les convocations aux réunions sur indications du président,
     la tenue du registre des délibérations et du registre officiel des statuts et modifications qu'il signe avec le président,
     l'envoi à la préfecture des déclarations réglementaires en cas de modifications des statuts, du conseil d'administration ou de changement de siège social et ceci dans les 3 mois.

Un trésorier :

Il suit régulièrement :
     la tenue de la comptabilité générale (école, cantine, internat, activités para et péri scolaires),
     la tenue des archives comptables, l'encaissement des créances, le paiement des factures.

Il s'assure de l'Etablissement du bilan et du compte d'exploitation. Il participe à l'élaboration du budget prévisionnel, analyse le budget et le contrôle mensuellement ou trimestriellement. Il propose si nécessaire des mesures de financement par emprunts.

Il suit régulièrement la rentrée des scolarités, ce qui l'amènera à être particulièrement vigilant sur les règlements, tout en étant soucieux des décisions à prendre en faveur des familles en difficulté, afin que l'établissement soit ouvert à tous.

Il établit le prix de revient par élève de l'école, de la cantine, etc. en vue de fixer les tarifs des contributions des familles les plus justes afin d'assurer l'équilibre financier des comptes de l'association.

On notera que l'octroi de fonds publics, le respect des contrats comportant des clauses financières, exigent une tenue rigoureuse des comptes. Des comptes rendus financiers doivent être communiqués annuellement à la Trésorerie Générale (par l'intermédiaire de l'UDOGEC), qui se réserve le droit d'effectuer des contrôles sur place.

4) LES FORMALITES ADMINISTRATIVES

Elles sont relatives à la constitution, la modification ou la dissolution d'une association.

A - Formalités à remplir en cas de changements ou de modifications après constitution

Tous les changements survenus dans l'administration ou la direction d'une association (modification des statuts, changement de siège social, dissolution), ainsi que toutes les modifications du Conseil d'Administration doivent être déclarés dans les trois mois qui suivent la réunion où ces modifications ont été adoptés.

B - Les cahiers et registres

Le cahier des délibérations ou des comptes rendus de Conseil ou de Bureau

Les cahiers des délibérations cotés et paraphés par l'Administration ne sont plus obligatoires.

Cependant, l'OGEC doit conserver une trace écrite des décisions prises à tous les niveaux de responsabilité (Assemblée Générale, Conseil d'Administration et Bureau).

Cet impératif peut être satisfait de deux façons :

soit en tenant un cahier des délibérations dont toutes les pages seront signées par le Président et le Secrétaire.
soit en établissant un compte rendu de réunion qui sera alors approuvé lors de la réunion suivante, puis signé du Président et du Secrétaire. Le compte-rendu peut éventuellement être signé sur le champ par chacun des administrateurs présents. Dans les deux cas, les comptes rendus doivent être réunis et classés.

N.B : Les cahiers des délibérations et les comptes rendus n'ont pas à être transmis au Service des Associations de la Préfecture ou de la Sous-Préfecture. Ce sont des documents obligatoires internes à l'OGEC.

Le registre des modifications statutaires et des changements d'administrateurs

Ces éléments essentiels de la vie statutaire doivent être consignés sur un registre spécial coté et paraphé par le Président de l'Association.

Ce registre doit être présenté aux autorités administratives ou judiciaires à leur demande.